É muito comum que no dia a dia corporativo os profissionais passem por uma (ou mais) destas situações:

• Objetivos pouco claros e falta de comunicação, gerando esforços desnecessários;
• Reuniões desestruturadas e sem resultados claros, que deixam os participantes cansados e confusos;
• Mudanças repentinas nas prioridades, que levam a uma perda de foco e impulso; Compromissos confusos que substituem uma tomada de decisão clara, deixando todo mundo criar a sua própria interpretação.

Foi pensando nisso que o pessoal da AJ&Smart; desenvolveu o Lighting Decision Jam (LDJ): um método capaz de substituir toda discussão aberta, ou brainstorming, por um processo estruturado que resulta em ideias consistentes, decisões mais claras e melhores resultados.

O LDJ pode ser utilizado sempre que uma equipe precisar identificar desafios, resolver problemas e tomar decisões. Não existe um número ideal de participantes nas sessões, mas o grupo deve ter entre 3 e 8 profissionais (o que os americanos gostam de chamar de “two pizza teams”, ou seja, um número de pessoas que dê para alimentar com duas pizzas!).

As sessões costumam durar entre 30 minutos e 1 hora e meia, mas essa duração não é uma regra, e sim um guia para o facilitador do processo.

O processo do Lightning Decision Jam é dividido em 08 etapas principais:

1. Comece com os pontos positivos
2. Capture os problemas
3. Priorize os problemas
4. Reformule os problemas como desafios / oportunidades
5. Gere ideias (quanto mais ideias melhor!)
6. Priorize soluções
7. Decida o que executar
8. Torne as soluções acionáveis

As duas primeiras etapas do processo utilizam uma ferramenta chamada Barco à Vela.

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A primeira etapa, foca nos pontos positivos. No caso do barco, podemos pensar na vela que o empurra para frente. Para isso, todos os participantes devem refletir sobre o que está funcionando bem referente ao desafio da sessão, sempre colocando um ponto positivo por post-it. Essa atividade deve ser realizada individualmente em 4 minutos e depois cada participante deve compartilhar suas “velas”.

Começar pensando nos pontos positivos ajuda a gerar um clima bacana para o restante da sessão!

Depois da vela, o foco da segunda etapa passa a ser a âncora, ou seja, aquilo que segura o barco: problemas, preocupações e frustrações relacionadas ao desafio. Novamente trata-se de uma atividade individual com 4 minutos de duração. Após a conclusão, os participantes não devem ler em voz alta seus post-its, todas as âncoras são tratadas de forma anônima para garantir a livre expressão da equipe.

Com o fim da atividade do barco à vela, para a terceira etapa, é necessário priorizar um dos problemas para ser trabalhado no restante do processo. Neste momento é utilizada a técnica do Dot Voting.

A ferramenta Dot Voting é uma forma simples para priorizar e tomar decisões de forma democrática. Cada integrante da equipe recebe três bolinhas adesivas (dots). Estas bolinhas serão utilizadas para votar nos problemas prioritários para o desafio em questão. Elas podem ser posicionadas uma em cada problema, todas em um único problema ou distribuídas, de acordo com a opinião do participante, em quantidades diferentes para cada ideia.

Em caso de empate, o grupo deve realizar uma análise para decidir o problema mais prioritário entre os mais votados.

A quarta etapa envolve reescrever o problema priorizado na forma de um desafio/oportunidade. Então, utiliza-se a técnica do How Might We (Como Nós Podemos).

Cada problema e cada desafio que encontramos ao longo do processo de inovação é uma oportunidade para desenvolver ideias que proporcionem a melhor experiência para as pessoas. Assim, uma maneira de lidarmos com este desafios é afirmando que existe uma solução (como); que ela está nas nossas mãos (nós) e que nós temos as capacidades necessárias para encontrá-la (podemos).

Depois de encontrar e declarar o nosso problema de forma clara e objetiva, vamos reescrevê-lo em forma de desafio: “Como nós podemos...” (CNP). Esse questionamento/desafio irá orientar a nossa geração de ideias de solução!

Então, é realizado o momento da geração de ideias. Com o problema reescrito em formato “Como nós podemos...” a equipe parte para a quinta etapa: o brainstorming.

O Brainstorming, ou “Tempestade de Ideias”, é uma ferramenta simples para gerar ideias criativas e inovadoras. Chamamos assim, pois o objetivo é não conter as ideias, não impor nenhum tipo de filtro em um primeiro momento. Trata-se de uma ferramenta que estimula a criatividade e o pensamento inovador por meio da associação. Os participantes devem expressar suas ideias de forma verbal ou escrita, isso deve acontecer por um período de tempo determinado previamente e durante esse período não deve haver nenhum tipo de crítica às ideias. Ao final, é possível gerar combinações para formar grupos de ideias semelhantes.

A sexta etapa, priorização da solução, é muito semelhante à terceira etapa e a ferramenta utilizada também é o Dot Voting. Uma vez que todos os participantes tenham selecionado suas ideias, o facilitador deve organizá-las em ordem decrescente (das com mais votos para as com menos votos) considerando todas as que receberam pelo menos dois votos.

Para a sétima etapa, é preciso decidir o que executar e a matriz Impacto vs. Esforço ajuda a equipe nesta tarefa. De forma consensual os participantes devem posicionar as ideias mais votadas nesta matriz, pensando no esforço para sua implementação e no impacto que ela terá no desafio que está sendo trabalhado.

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As ideias com um baixo esforço de implantação e alto impacto (quadrante superior esquerdo) devem ser executadas primeiro.

A oitava e última etapa do LDJ visa tornar as soluções acionáveis. O facilitador deve perguntar para a equipe quais são os três passos iniciais para a implementação das ideias que foram selecionadas para execução. Essa etapa garante que a ideia não se perca ao final da sessão de LDJ.

Uma vez que os membros da equipe partem para a execução da solução, deve-se agendar reuniões periódicas e curtas com cada um deles para atualização do status das atividades.

O bacana é que todo esse processo pode ser realizado tanto de forma presencial quanto de forma remota.

Gostou do Lightning Decision Jam? Quer saber como os especialistas da Pieracciani podem ajudar sua organização a adotar essa e outras ferramentas de gestão da inovação?